工作步骤
第一步 编制国际会议硬件使用计划。 第一，学术组提出硬件使用要求。
第二，会务组根据使用要求编制出使用计划。使用计划分为两大部分，第一部分是场地使用计划，第二部分是设备使用计划。
第二步 市场调查。
目前设备租赁公司很多，难免鱼龙混杂，会议组织者要认真进行市场调查。主要调查以下内容：
第一，设备的租用价格。
第二，设备的可租用数量和质量。 第三，现场服务的质量。
第三步 签订合同。
第一，签订会议场地使月合同。 第二，签订设备使用合同。
第四步 现场服务和管理。
会议组织者要安排专门人员在会议现场巡逻，发现会场或者设备出现问题，要及时采取挽救措施，以免耽误会议的正常进行。
第五步 付款。
会议结束后没有出现问题时，会议组织者要按合同付款。
1．交流场所
交流场所分为两部分。一部分为会议室，另一部分为张贴报告的场地。 (1)会议室
实际上会议组织者早在为会议选取举办地点时，就基本确定会议使用的各种类型的会议室，但是经过几年的筹备，会议的规模和结构与当初的策划会发生很大的变化，需要重新调整。会议组织者应该按最终会议日程的要求重新调整会议室和设备的使用计划，保证会议的所有交流活动能够正常进行。
◆开幕式、大会报告、闭幕式会议室
如果会议地点只有一个大会议室，开幕式、大会报告和闭幕式也就只能安排在这里。这样做的问题是当会议代表人数较少时，会场显得过于空旷；会议代表人数较多时，会场又显得比较拥挤。通常，解决的办法是当会场显得空旷时，可以采用教学式的方法布置会场；当会场显得拥挤时，采用剧院式的方法布置会场。如果会议地点是会议中心，选择余地则相当大。以北京国际会议中心为例，从可以容纳2 500人的会场到可以容纳200-300人的会场共有几十个，会议组织者可以根据代表数量进行选择。交流性质的会场一般都采用剧院式的布置，而工作性质的会场一般都采用课堂式的布置。 ◆专题报告会议室
专题报告用的会议室可容纳人数从几十人到几百人不等。专题报告会议室的布置比较简单，在会议室一侧的墙上悬挂屏幕，屏幕前摆放设备。侧面摆放长条桌，供会议主持人使用。专题报
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告会议一般不再给报告者提供讲台。国际会议在进行并行的专题会议时，参加各个会议的人数绝对不是平均分配的，完全是根据会议代表自己的兴趣，随机进行选择，随意性很大，因此确定并行专题会议室的容量就成为摆在所有会议组织者面前的难题。国际会议在进行时，经常出现的情况是有的会场人满为患，有的会场聆听者却寥寥无几。会议组织者可以根据每个并行专题会议的论文数量、专题本身是否是当前人们关注的热点问题、报告人的知名度来确定每一个专题会场的大小。
(2)张贴论文的场地
要安排专门的场地供会议代表展示他们的张贴论文。是租用单独的场地，还是选用会议室附近的走廊来进行论文展示，取决于张贴论文的数量和效果。目前我国都是采用标准展板张贴论文，全国统一尺寸，宽1m，高2.4 m。可按会议组织者的要求搭建成不同的形状和长度。每一块展板上都要求有统一编号，届时论文作者会根据编号张贴自己的论文。
2．会议视听设备
每个国际会议都会或多或少地使用一些视听设备，复杂的设备可以使用通信卫星或光缆进行单向或双向的电视现场转播，简单的只用一些白板和彩色水笔做演示即可。交流性的国际会议对视听设备的要求并不十分复杂，基本都是常见的设备。幻灯投影仪在几年前还是国际会议使用的主要设备．但随着计算机的普及和各种绘图软件的使用，会议代表不再制作幻灯片，改为制作光盘前来参加会议。目前，计算机投影仪已成为会议使用的主要设备。 (1)计算机投影仪
计算机投影仪也称多媒体投影仪，是将计算机显示屏上的图像投影到屏幕上的设备，分为高亮度和低亮度两种。不同的设备租金相差很多，有时能相差几倍。全体代表参加的大会报告必须使用高亮度的投影仪，否则坐在后面的代表将看不清屏幕上的内容。会议中心的工程部门或设备租用公司的工程技术人员会根据会场的面积来帮助会议组织者选择使用何种设备。有的会议要求使用计算机投影仪的代表自备计算机，这会导致使用计算机投影仪的代表人数大幅下降。目前，计算机的租金只是计算机投影仪租金的几分之一，在费用不增加很多的情况下，会议组织者应该配套提供。 (2)胶片投影仪
胶片投影仪是利用镜片的折射方式将透明胶片上的文字和图像投影到屏幕上的设备。由于胶片制作非常方便，会议代表既可以在会前通过激光或喷墨打印机打印制作，也可以在报告时即兴书写和更改，因而许多会议代表仍然选择这种传统的方法做学术报告。胶片投影仪也分高亮度和低亮度两种，当然在大会场也应使用高亮度投影仪。 (3)屏幕
屏幕的选择主要考虑它的尺寸和屏幕材料。屏幕的尺寸是根据会议室面积的大小和房间的高低来决定的。若没有特殊要求，可参考两个因素来选择屏幕。由于人坐下来的时候，一般高度不会超过1.4 m，因此屏幕悬挂时的底边应高于这个高度，可选在1.5 m，若房间的高度为6m，所选择的屏幕的最大尺寸不应超过4.5 m。确定屏幕的宽度可以采用1×6原则，即将会议室的长度平均分为6份，任意一份的宽度就是屏幕的宽度。如果选择这个尺寸宽度的屏幕，则还需保证坐在第一排的会议代表与屏幕的距离不小于屏幕的宽度，而坐在最后一排的代表与屏幕的距离不大于屏幕宽度的6倍。屏幕的材料主要有白色和珠光色两种，会议组织者可以根据自己的需要进行选择。 (4)音响设备
通常，会议中心和饭店都在比较大的会议室内安装固定的音响设备，并经过专业人士的情心调试测量，完全可以满足国际会议的报告要求。这些设备均包括现场录音功能。会议的主持人一般使用台式固定话筒，报告人使用小型无线话筒，为了方便演讲，可以选用夹在衣服上的微型话
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筒。供会议代表向报告人提问题的话筒有两种，在中型会议室一般使用无线话筒，在大型会议室既可设置几个立式固定话筒，同时也要提供几个可移动的无线话筒。 (5)激光笔
使用可视设备时，会场内的光线都比较暗，需要提供给报告人一个电子手持激光指挥棒，由于它的外形更像一支圆珠笔，故俗称激光笔。报告人可以在几米以外的地方将一个光束箭头射向屏幕，方便听众跟上报告人的思路。 (6)定时钟
国际会议的每个报告都是有时间限制的，如果前面的报告拖延得太久，安排在后面的报告很可能就没有时间了。会议组织者要在每一个会场配备一个定时钟，到了报告应结束的时间定时钟则能自动提醒，采用这种方式要比用人为的方式去打断报告人的演讲显得有礼貌。
3．会议机构用房
仅有几百名会议代表参加的中小型国际会议的会议机构用房相当简单，一般都是租用一个比较大的会议室，所有的会议机构都在这个会议室联合办公。采用这种办公方式除了能减少会议开支，最大的好处则是便于会议各个机构之间的沟通并协调工作。
若会议举办地点有足够大的场地，如大厅、展览厅等，会议组织者可以用标准展板搭建
一个会议的专用办公区域。前半部分为注册区域，后半部分为工作区域，会议的主要会务和学术等机构的办公室都集中在一起，它的好处是显而易见的。首先是为会议代表提供了便利，他们遇到的任何问题都可以在这里及时得到解决；其次是会务组和学术组可以有自己相对独立的办公室，但相互联系和沟通又非常方便；最后则是场地租金要比租用同面积的会议室要便宜得多。目前，在北京国际会议中心举办的大型国际会议普遍采用这种方法。
有些国际组织的国际会议对会议机构用房的要求比较高，这时就要租用很多的房间。例如：2000年在北京国际会议中心举办的第19届国际大坝会议除了为秘书处搭建了公共办公区域之外，还租用了9个房间为会议的各个机构建立临时的办公室，包括国际大坝委员会主席、秘书长、秘书的3间办公室，中国大坝委员会主席、秘书长的2间办公室，以及会务组、展览和安保组、学术组和接待室，这些办公室每天的租金都在万元以上。为会议机构办公室所配用的设备都比较简单，主要是计算机和打印机，有的会议室还需要小型复印机。如果国际组织提出开通国际长途电话业务，就一定要加强管理，建立登记制度，有的会议的国际长途电话费多达几万元人民币。
4．预演室
国际会议要为会议代表提供一间预演室，摆放一些多媒体投影仪供代表使用。使用多媒体投影仪的会议代表要将自己的移动硬盘或软盘拿到预演室，查看自己的演讲报告能否在会议提供的计算机操作系统中使用。预演室的大小根据会议的规模和报告人的数量确定。
5．免费电子邮件服务
越来越多的国际会议开始为会议代表提供免费的电子邮件服务( Free E-mail Services)．俗称“网吧”。如果会议的举办地点已有因特网电缆的接人口，提供这个服务相对比较简单了。根据会议的规模和“网吧”能够使用的场地大小，来决定计算机的台数1000人左右规模的国际会议提供10台计算机就基本能够满足会议代表的使用。剩下的问题就是与因特网管理公司讨论电缆的带宽。电缆的带宽越大，上网的速度越快，但价格也就越高。由于因特网的租金非常昂贵，使用一条几兆带宽因特网的电缆，一个会期就要支付几万元人民币的租金。
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