跟单员论文

浅谈如何胜任外贸跟单员工作

摘要：外贸跟单是外贸行业中不可缺少的一个岗位。从实际的情况看，一方面，外贸跟单岗位需要大量的外贸跟单员，另一方面，外贸跟单岗位又找不到既懂外贸，又懂商品等知识的“全能型”人才。这些都说明跟单员岗位的培训相对滞后，出现大量未经职业培训的非专业人员仓促上岗。因此，培养应用型和技术型的人才是当务之急。

关键词：外贸，跟单，人才

外贸跟单员的意义与重要性

外贸跟单员，是指在进出口业务中，在贸易合同签订后，依据合同和相关单证对货物加工、装运、保险、报检、报关、结汇等部分或全部环节进行跟踪或操作，协助履行贸易合同的外贸业务人员。 外贸跟单员按业务进程可分为前程跟单、中程跟单和全程跟单三大类： ①前程跟单是指“跟”到出口货物交到指定出口仓库为止； ②中程跟单是指“跟”到装船清关为止； ③全程跟单是指“跟”到货款到账，合同履行完毕为止。跟单员按业务性质分又可分为外贸跟单和订单跟单（生产跟单）。⑴

跟单工作比较繁琐，小事，杂事，难事不少，如果借助于一些跟单方面的工具，会解决不少日常重复处理的工作，从而提高跟单效率，减少出错的可能性。比如：跟单网提供的跟单系统，就是这样一个工具:跟单网,提供跟单行业的丰富资讯与企业跟单的软件系统，帮助企业解决跟单过程中的大事，杂事，琐碎事，使跟单再无难事。

跟单英文walkthrough的直译 ,意思是从业务的起始一直到业务的结束

——一般都是到财务做账结束——一整套业务流程的。跟单就是跟着这些已经发生的业务所留下的证据——各种证据、单据、报表等——对业务流程进行重复模拟。

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跟单员的定义Documentary Handler 跟单员是指在企业运作过程中，以客户订单为依据，跟踪产品，跟踪服务运作流向的专职人员。（不能兼职，替代） 所有围绕着订单去工作，对出货交期负责的人，都是跟单员。

外贸跟单员是进出口业务能持续发展的需要；是进出口业务能顺利进行的保证；是采购商和生产商的桥梁。

外贸跟单员工作特点

外贸跟单员的工作几乎涉及的企业的每一个环节，从销售，生产，物料，财务，人事到总务都会有跟单员的身影出现。特点是：复杂的，全方位的。

1、责任大。外贸跟单员的工作是建立在订单与客户上的，因为订单是企业的生命，客户是企业的上帝，失去订单与客户将危及到企业的生存。做好订单与客户的工作责任重大。 2、沟通，协调：外贸跟单员工作涉及各部门。跟单员与客户，与计划部门，生产部门等许多部门的工作是一种沟通与协调。都是在完成订单的前提下而进行的与人沟通的工作。沟通，协调能力特别重要。

3、 做好客户的参谋：外贸跟单员掌握着大量的客户资料，对他们的需求比较熟悉。同时也了解工厂的生产情况，因此对客户的订单可以提出意见，以利于客户的订货。 4、工作节奏多变，快速：面对的客户来自五湖四海，他们的工作方式，作息时间，工作节奏各不相同，因此，外贸跟单员的工作节奏应是多变的。另外，客户的需求是多样的。有时客户的订单是小批量的，但却要及时出货。这就要求外贸跟单员的工作效率是快速的。 5、 工作是综合性的：外贸跟单员工作涉及企业所有部门，由此决定了其工作的综合性。对

外执行的是销售人员的职责。对内执行的是生产管理协调。所以跟单员必须熟悉进出口贸易的实务和工厂的生产运作流程。⑵

外贸跟单员必须具备的素质和要求

外贸跟单员必须有良好的沟通能力，做好内、外部沟通。英语口语较好，实现语言无障碍交流，掌握外贸英语函电及翻译基本知识。要具有很强的应变能力，处理紧急、突发事件的方式方法及用语得当。并且专业知识扎实，了解行业专业知识才能及时发现问题，要求工厂进行改善，掌握足够量的专业术语，能镇得住

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外行客户和工厂供应商而且要细心，具有很强的服务意识。必须以诚信为本，要有强烈的责任心和敬业精神；有吃苦耐劳和良好的心理素质。

成功的外贸跟单员需具备良好的职业素养⑶

一、跟单员职责

1、跟踪每张单订单的生产并将货品顺利的交给客户，收回应收回的款项。2、同新、旧客户保持联系增加沟通，了解客户所需。3、接收客户的投诉信息，并将相关的信息传递到公司的相关部门。4、掌握、了解市场信息，开发新的客源。5、做好售后服务。 二、跟单员在收到订单后要做的工作 首先谈接单的方法

1、客户到厂下单有：电传下单、邮寄下单、电话口头下单等多种多样，每张订单的下法不同，我们跟单员都应注意将它们转成书面订单。

下单时，我们要注意在各方面存在的问题。举例如：颜色、数量等。 2、订单的审查

每张订单都是不同的花型、不同面料、不同工艺，甚至设备也不一样。首先，要看我们目前的水平能否达到客户的要求，这是关键。要分清此单是加工单还是OP单。

3、开生产单、流程卡

每张单开时，一定要把客户要求在生产单上写清楚。交生产部门生产之前，应向仓库了解生产原材料是否足够本单的生产。

4、生产过程中，如有意外情况不能满足客户的要求时，一定要及时将情况反映到公司最高层，找到解决的办法。

5、小样

打小样的目地是看本公司的做货能否达到和满足客户的要求，同样也是大货和产的依据。一般情况是按正常的手续，小样全部是由客户自己批板后再下单做货的。

6、修改定单

一般情况是要求跟客户重新下单，跟单员重新开单交生产部生产。当客户提出取消定单时，跟单员一定要收回旧的资料（生产单、流程卡）。

7、大货生产出来后，还要安排出货。 三、售后服务

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客户投诉或是退货时：

对客户的投诉，我们要了解问题出现的原因，并要采取措施，找到对策，避免下次出现。客户要求退货，首先是尽量的使客户接受我们所出现的问题。若能返修，则再对成品进行返修好后再出货。很严重的就重新生产，补单生产再送货。还有采用相互让步的折扣法。有时只能按客户的要求来处理。最重要的是如何想法让公司同客房达到双赢。 四、 如何沟通好使跟单工作做得更好 同本厂内的各部门沟通：

面对生产部门我们就是客户，所做的一切在对老板负责的同时也要对客户负责。多同各生产部门沟通，让他们能更明确的了解到在生产各单时，客户的意图，使生产更顺利，能更好的满足客户的要求。 四、同客户的沟通：

这只能代表我本人的体会，先要了解客户的心态，他们是希望你在最快的时间里，给他最好的货，面价钱也希望是最低的。如果你能体会到这点的话，同客户的沟通也就不难了。同时，我们若能将手上的每张单子当作是自己的事至始至终的做好，客户那当然也就不难交差的。其实，只要我们能对客户真诚的付出，他们也会在有些问题上会理解你的，不会令你难做的。我们能尽可能的替对方多想一点，当客户有钱赚时，结果就会是：客户赚钱、老板有钱赚，你自己也能有升职加薪的机会。我们何乐而不为了？

外贸跟单员的前景分析

以客户定单为依据，跟踪产品（服务）运作流向并督促定单落实的跟单员是各外 贸企业开展外贸业务的基础性人才。随着我国入世后外贸产业的蓬勃发展，2004年底我国贸易企业准入实施备案制，企业只要在工商部门备案即可获得进出口权，进出口经营权不再是国有贸易公司的专利。

这意味着：目前集中在外贸企业代理出口的大量业务届时将分散至各生产企业，由各生产企业自营出口，而每一个企业都需要几个专职的跟单人员处理本企业的外贸业务，缺了这一环节企业运转不了。

这也意味着：在这些年内，跟单人员的社会需求将随着外贸企业的增长以几何数级增长。

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参考文献：

⑴ 杨玲.《外贸跟单实务》[M].北京:科学出版社,2008,6

⑵ 余世明.《外贸跟单基础理论与实物》[M].广东：暨南大学出版社，2011.5 ⑶ 童宏祥.《外贸跟单业务操作》[M].上海:上海财经大学出版社有限公司,2010.10

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